小学校、中学校の広報委員になってしまった！
PTA広報誌を限られた予算で作るにはどのような方法があるでしょうか？自分達で作ったほうがいい？デザイン会社に依頼したほうがいい？でも予算が・・・。
PTA広報委員のお母様達からよく聞かれる質問を元に現役デザイナーの私からちょっとしたアドバイスを掲載しますね。
広報誌の制作予算を知っておこう
まずは何より広報委員に割り当てられた予算を調べましょう。PTAでは会計さんがいます。年度はじめに総会等で予算の割り当てが決まっているハズですので年間予算を把握します。
広報誌制作にはどんなところにお金がかかる？
広報誌が出来上がるまでにはどこにお金がかかるのでしょうか？
【自分たちでデザイン制作した場合】
・印刷費のみ。（自分たちでデータ入稿した場合）
・自分たちでデータは作ったが印刷をだけを依頼する場合には依頼先（印刷会社・デザイン会社・広告代理店など）に営業所経費と印刷費がかかります。
【デザインを依頼した場合】
・デザインを依頼した際のデザイン制作費。
・営業所経費。
・印刷費。
・4ページ以上になるとページを差し込む費用もかかります。（差し込みは依頼しないで委員の皆さんでおしゃべりしながら楽しく差し込みするのがオススメです＾＾）
広報誌の仕様を決めましょう
まずは昨年の実績を調べましょう。
昨年の委員さんからの引き継ぎもあると思いますのでそこで昨年の予算と発行回数、発行時期、発行部数、ページ数を把握します。その他にも色々と聞いてみましょう。（印刷会社や誰が作ったか？なども聞きましょう）
7月（6月）の掲載内容は入学式と先生の紹介。PTAの紹介等。
12月（11月）の掲載内容は運動会（体育祭）、文化祭等。
3月（2月）は音楽祭等のイベント、卒業生への言葉、一年を振り返って等。
関係各所や市町村の教育関連に送付することもありますので生徒数より多めに印刷します。
過去の実績に合わせるといいでしょう。
A4両面の2ページでも作ることはできますが広報誌というよりお知らせのようになってしまいます。
生徒数の少ない小学校などは４ページ、生徒数が多く予算も取れる中学校などの場合には８ページ（6ページ）が多いです。
基本的にA3サイズを二つ折りにするということは4で割り切れるページ数になりますが、A3サイズ二つ折りにA4サイズ両面を差し込むことにより6ページや10ページにすることが可能です。
発行までのスケジュール
配布日の前日には学校に納品できているようにします。
確認後、修正する期間に一週間。
印刷はネット通販を利用するのが良いでしょう。
色々なネット通販がありますのでネット通販の記事を参考に選んでください。
作るのに時間がかかるのは当然ですが意外と厄介なのは先生の確認です。先生も皆さん忙しくレスポンスの悪い先生が意外と多いです。「いつに引き取りに伺いますので確認は必ずいつまで」と釘を刺しておきましょう^^
誰が原稿を作るの？
ここでいう原稿とはおおまかな内容のこと（元原稿）です。
原稿は広報委員の皆様が作ります。
必要な文章を先生にお願いしたり写真を撮ったり集めたり。
先生によっては文章を作るのを嫌がる先生もいたりします。
めげずに説得してください。
まずはテーマを決めます。一番簡単な決め方は昨年と同じ内容にするのがラクです。基本的に行事などは変わらないはずですので昨年同時期の広報誌が一番良い参考になります。
上記にも書きましたが発行時期で内容はほぼ決まってきます。7月発行には入学式と校長先生の言葉、新入生のために全先生の紹介、PTAの委員の紹介などです。中学校などは部活紹介などを入れる場合があります。
7月発行では主に紹介系が多いので必要な文章は校長先生の言葉、PTA会長からの言葉、PTA各委員から一言くらいです。写真は入学式風景、各先生、PTA委員などが必要になります。
12月号や3月号も同様に昨年の実績を参考にイベントなどをしっかり取材してください。
データを誰が作るにしても一度見本を作ると分かりやすいです。
A4の紙に手書きでタイトルを書きどこにどの写真をどの大きさで入れたらよいかを書き込みます。
写真などはプリントアウトして簡単に貼るとさらにイメージが分かりやすいでしょう。
デザイン制作を依頼する
自分たちで作る
『自分たちで作る場合』にも上記で決まった原稿を元に皆さんで創意工夫しながら作りましょう。
デザイン系ソフトを使える人がいれば問題ないのですが普通は持っていないと思います。
ワードでも作ることが出来ます。写真にフチをつけたりテキストをある程度自由に配置することも可能です。ワードなどで作った場合には保存の際にPDF形式で保存することをオススメします。
小学校の場合にはパステルカラーなどを使用してカラフルで明るく楽しそうなイメージで作りましょう。写真の配置やタイトルなどに角度をつけるなど動きをつけてあげると賑やかなイメージになります。
中学校の場合には統一した色味プラス差し色などでアクセントをつけてあげ、小学校に比べ若干大人っぽいイメージがいいと思います。ただし体育祭などは写真をうまく切り抜き動きをつけて楽しそうなイメージにしましょう。
あくまでもデザインは人それぞれの好みになりますので皆さんで話し合って子供達にとって良い思い出になるように作ってみましょう。
安価で仕上げるためにはネット印刷で印刷することになります。
印刷会社によっては納期を正しく守れないところもありますのでしっかり選びましょう。
ネット印刷の選び方
https://design-printing.work/
デザインから印刷まで依頼する
依頼先は「デザイン・広告会社」「印刷会社」などがあります。
最近ではネット通販でもデザインを依頼することが出来ます。
ちなみに「デザイン会社」によって価格に大きな差があります。例えば東京都内の「デザイン会社」ではA4片面5〜6万円以上かかる会社もありますが、ちょっと郊外にある「デザイン会社」だとA4片面2〜3万円で受けている所もあります。
やりとりは原稿を郵送やメールなどでも出来るので直接会わなくても郊外の「デザイン会社」を選ぶのも安価に作るポイントかもしれません。直接会って打ち合わせ出来ると細かい指示が出来るので依頼会社が近いに超したことはないのですが^^;
『デザインを依頼する場合』には依頼先にいくらで作ってもらえるかを予め見積もってもらいます。
デザイン費・営業所経費などは会社によってかなり差があります。見積りには納期・部数・仕様（紙の厚さ）・ページ数を伝えてください。紙の厚さは70kg/90kgくらいでいいでしょう。
金額に折り合いがついたら正式に依頼します。なるべく早い段階に制作会社と打合せをしましょう。
制作会社にもよりますが出来れば実際に制作するデザイナーを同席させて原稿を元にこちらの思いを伝えましょう。
あとは待つだけ^^
依頼先から初稿が上がってきたら気になる点がないか確認します。
「打合せと大きく違う」「言ったことが全く出来ていない」といった場合には初稿が上がってきた段階でしっかり伝えプラス2日ほどですぐに直してもらいましょう。
問題が無ければ学校やPTA役員の確認に回します。
確認作業は一週間程度の期限を決めて確認してもらいます。
名前の漢字が違う、文章を少し変えたいなど必ず一箇所以上は修正が入るハズです。
「デザインが気に入らない」「レイアウトが全く気に入らない」という修正はこのタイミングではNGです。
決まった予算と納期があるのでデザインのやり直しは指示できないと認識してください。
依頼先には皆様で打合せた元原稿から制作しているはずですのでこのタイミングで出る不満はスルーしましょう。
修正を制作会社に伝え一週間ほどで修正してもらいます。
文字の修正等くらいなら2〜3日で直ってきます。（制作会社によって変動）
修正された箇所を確認します。先生に最終確認してもらい校了（OK）となります。
校了が出たら依頼先に校了を伝え納期に間に合うように印刷をお願いします。
納品は午前着指定しておくと納品日の午後から皆さんで差し込み作業が出来ます。
（差し込み作業は4ページ以上の場合）
納品後にお支払いして終了となります。
印刷のみ依頼する
自分たちでデータは作ったがネット印刷はよく分からない。といった場合には印刷のみ依頼することも出来ます。こちらも「デザイン・広告会社」「印刷会社」で引き受けてくれるハズです。あまり売上にならないので断られる事もあるかもしれません。もし印刷のみ依頼する場合には必ず「ネット印刷を利用したい」旨を伝えましょう。印刷会社などでは正規の印刷（色ごとに版を作ってメッチャ綺麗に印刷してくれる）と勘違いした見積りを出してくる場合もあります。
ネット印刷の価格設定は「部数・サイズ・紙の質・納期」で決まります。サイズや部数は変更が出来ないので納期を長くすることによって若干金額を抑えてくれる場合もあります。（最大10日納期）
データ以外で作る（おまけの超アナログ編）
超アナログでPTA広報紙を作るのが私のオススメです。
A3の紙を用意してタイトルなどは切り貼りで作り（厚紙を数枚重ねたりずらしたり）、プリントアウトした写真を貼り、先生のコメントなどのみワードなどで打ち込んでプリント&切り貼り。みんなで楽しみながら作ることが出来ます。両面分用意したらこれをデータ化（スキャン）してもらいます。データ化は「デザイン・広告会社」「印刷会社」でもやってくれると思います。データの形式は印刷用のPDFを指定すると良いでしょう。そのまま依頼した会社に印刷までお願いすることも出来ると思います。
このやり方はあまりやっている学校がないので暖かみのあるオリジナリティ溢れる広報紙になります。時間と手間はかかりますが、費用は紙などの材料費と印刷費のみ！理にかなってます^^
まとめ
自分たちで広報誌を作ることは可能だけど知識がある人がいないと印刷まで自分たちで発注するのは難しいかもしれません。
依頼する場合はデザインから印刷まで依頼するか、印刷のみ依頼するか？
安価に制作したい場合には自分たちでデータまで作り印刷のみ依頼するのがいいでしょう。印刷はネット通販を利用しましょう。
PTAの広報委員は本当に大変な委員の一つです。イベントでは誰かが必ず取材に行かなくてはいけません。その後に元原稿をつくり、制作を依頼する場合には依頼会社にも打合せに行かなくてはいけません。担当をうまく分担し、少しでも作業を減らすために効率よく依頼出来る物は依頼するといいでしょう。
あまり細かいところまで気にしすぎると発行までに時間がかかってしまいますのでこだわり過ぎには要注意です。制作を依頼した場合、修正料金が発生するなんて事もあり得ます。
PTA広報紙はチラシなどの販促物ではありませんので、ちょっと緩いくらいが丁度良いのでは？と私は思っています。
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